“实用办公软件系统”以适用和操作方便为目的。包括：明信片系统、奖状系统支票系统、聘书系统、信封系统和毕业证系统等。设计目的就是利用用户的通讯、表彰文件等现成的电子文件，通过计算机简单操作，就可自动获得。用户可根据需要，通过授权获得其中之一或全部子系统。随着该系统的推广使用，“实用办公软件系统”的内容将不断增加，功能不断增强。与其他各种软件相似，在使用”实用办公软件系统”之前，先要正确的安装该软件。安装过程相当简单，且由系统提供者负责。安装完成后，系统会在桌面产生”实用办公软件系统”图标。双击”实用办公软件系”图标即进入”实用办公软件系统”。